Usługi w zakresie Zarządzania Procesami Biznesowymi
Badanie dojrzałości firmy z punktu widzenia zarządzania procesowego. Ankieta badająca na ile organizacja działa w sposób ciągły, w powtarzalnych cyklach „produkcyjnych" których warunki realizacji i/lub każdorazowe efekty końcowe posiadają stałe parametry i jednorodny charakter, np.:
- Proces obsługi szkód ubezpieczeniowych;
- Proces produkcyjny;
- Proces realizacji zamówień;
- Księgowanie faktur, realizacja płatności.
Mapowanie procesów biznesowych jest graficznym przedstawieniem zachodzących procesów bądź zespołu procesów wraz z ich powiązaniami. Jest jednym z elementów umożliwiającym dalszy rozwój pod kątem wdrożenia systemu zarządzania, przeprowadzenia analiz procesów. Mapowanie procesów warunkuje realizację podejścia procesowego będąc jednocześnie jednym z jego elementów.
Pełen opis procesu powinien obejmować:
- Stan początkowy i końcowy procesu,
- strukturÄ™ procesu,
- wsad do projektu i jego rezultaty,
- dostawców i klientów,
- właściciela procesu,
- kryteria oceny,
- wpływ na wynik całości organizacji,
- mierniki,
- narzędzia pomiaru i oceny,
- kryteria i metody sterowania, w tym sprzężenia zwrotne,
- zasoby i odstępstwa,
- dokumentacje procesu i jego przebiegu.
Identyfikowanie właścicieli procesu i jego elementów. Stanowisko usytuowane najniżej w strukturze organizacyjnej, do którego przypisano całkowitą odpowiedzialność za proces. Jednocześnie właściciel procesu posiada formalną zwierzchność nad wszystkimi wykonawcami procesu.
Brak właścicieli procesów sprawia, że wszelkie dyskusje i rozstrzygnięcia odbywają się na poziomie zarządu – powoduje nadmiar spraw rozstrzyganych na poziomie najwyższego kierownictwa, wskazuje na zarządzanie funkcjonalne, w którym brakuje czasu na przewidywanie, planowanie itp. Właściciel procesu zarządza zasobami przypisanymi do procesu, wyznacza cele, role, nadzoruje na poziomie operacyjnym KPI.
Analiza efektywności przebiegu procesu bazuje na cyklu Deminga – Planowanie -> Działanie -> Kontrola -> Korekta. Sprowadza się przy określaniu granic procesów i monitorowaniu przebiegu efektywności procesów. Polega na:
- permanentnym obserwowaniu zjawisk zachodzÄ…cych w ramach procesu;
- obserwowaniu realizacji poszczególnych operacji;
- zidentyfikowaniu „wąskich gardeł".
Projektowanie procesów biznesowych i opracowanie rekomendacji zmian do istniejących procesów w oparciu o:
- Ustalanie KPA, wywodzących się z P3M3, gdzie pojęciem KPA (Key Process Area) określa się pewny obszar działań/czynności, które wykonane razem prowadzą do uzyskania kluczowych celów.
- Weryfikacja struktury KPA i w razie potrzeby jej przebudowanie – weryfikacja wewnętrznego sposobu działań, hierarchii w ramach KPA i w przypadku stwierdzenia nieefektywności jakiegoś działania zmiana dotychczasowego sposobu postępowania.
- Przedefiniowanie zachodzących procesów do poziomu KPA – etap na którym KPA zostały zweryfikowane i działają maksymalnie niezawodnie i efektywnie. Wtedy wzorując się na nich, dokonuje się przemodelowania pozostałych procesów zachodzących w organizacji w celu zwiększenia ich efektywności i wydajności.
- Synchronizacja głównego łańcucha dostaw i zachodzących procesów – polega na scaleniu wszystkich zachodzących procesów w jedną, działającą wspólnie całość.
- Opracowanie „najlepszych praktyk" – udokumentowanie działań uznanych za realizowane w optymalny sposób oraz powiązanie ich w ciągi procesów mające na celu stworzenie bibliotek procesów referencyjnych wspierających działania naprawcze w innych obszarach działalności przedsiębiorstwa oraz w inicjatywach rozwojowych.
- Analiza i weryfikacja zachodzących procesów w kontekście ich zgodności z przyjętymi celami operacyjnymi, taktycznymi i strategicznymi – weryfikacja na ile zachodzące procesy są ukierunkowane na realizację postawionych zadań oraz na ile działania wynikające z tych procesów prowadzą do realizacji ustanowionych procesów.
- Analiza zapotrzebowania na zasoby generowanego przez procesy zorientowane na realizację przyjętych celów – weryfikacja czy organizacja posiada odpowiednie zasoby materialne, intelektualne oraz finansowe, niezbędne do skutecznej realizacji zaprojektowanych procesów.
- Analiza adekwatności posiadanych zasobów w odniesieniu do wymagań stawianych przez procesy zorientowane na realizację przyjętych celów.
- Weryfikacja aktualności aktualnie obowiązujących definicji celów – weryfikacja popytu na proponowane usługi/działalność.
- Ustalanie perspektywy rozwoju firmy – analiza która ma na celu weryfikację czy oferowane usługi/działania są w stanie zapewnić rozwój organizacji przy istniejącej koniunkturze rynku.
Implementacja zaprojektowanych procesów biznesowych. Wdrażanie procesów biznesowych opracowanych na podstawie wniosków i rekomendacji, stanowiących rezultat przeprowadzonych analiz.
Weryfikacja efektywności zaimplementowanych procesów polega na weryfikacji efektywność wprowadzanych procesów w ramach danej organizacji oraz ich zgodności z założeniami projektu reorganizacji/optymalizacji oraz ewentualne dopracowywanie zamodelowanych procesów w celu eliminacji rozbieżności.
Szkolenia dla personelu klienta z zakresu zasad działania i metod zarządzania zaimplementowanymi procesami. Przygotowanie materiałów szkoleniowych oraz przeprowadzenie szkoleń dla zespołów docelowo będących użytkownikami zaimplementowanych narzędzi.